La Sailboat Retrospective: navigare verso il successo del team

La sailboat retrospective è una delle tecniche più efficaci nel contesto Agile per facilitare la riflessione collettiva sui progressi e le sfide affrontate da un team, promuovendo un ciclo di miglioramento continuo. Questa tecnica utilizza l'analogia di una barca a vela per aiutare il team a visualizzare e comprendere i fattori che lo sostengono e quelli che lo ostacolano nel raggiungimento degli obiettivi. In questo articolo, esamineremo il funzionamento della sailboat retrospective, la sua utilità e le modalità di applicazione per massimizzare l'efficacia del team, con l'aggiunta di riferimenti scientifici, esempi concreti e citazioni da film e libri che ne dimostrano l'efficacia.

Cos'è la Sailboat Retrospective?

La sailboat retrospective è un approccio visivo utilizzato per facilitare la riflessione sulle dinamiche del team, sui successi e sulle sfide affrontate durante un ciclo di lavoro. La metafora della barca a vela che naviga verso un'isola rappresenta il viaggio del team verso i propri obiettivi. La barca è spinta dal vento, ostacolata dall'ancora, e il suo percorso può essere influenzato da pericoli rappresentati dagli scogli. Questi elementi metaforici simboleggiano le diverse forze che influenzano le performance del team.

• L'isola rappresenta l'obiettivo del team: un traguardo concreto che il gruppo desidera raggiungere.

• Il vento rappresenta le forze propulsive: fattori positivi che spingono la barca verso l'isola, come la collaborazione, la motivazione e le competenze del team.

• L'ancora simboleggia gli impedimenti: fattori che trattengono il team e rallentano il progresso, come problemi di comunicazione o difficoltà tecniche.

• Gli scogli rappresentano i rischi o pericoli potenziali che potrebbero compromettere il raggiungimento degli obiettivi.

Questa tecnica si basa sull'approccio della riflessione strutturata, una pratica che incoraggia i team a identificare sia i fattori facilitanti sia quelli limitanti, creando un contesto di apprendimento reciproco e miglioramento continuo (Schön, 1983). L'utilizzo di metafore è fondamentale per consentire ai membri del team di esplorare concetti complessi in modo più intuitivo e accessibile.

Come Funziona la Sailboat Retrospective?

La sailboat retrospective è solitamente facilitata da uno Scrum Master o un facilitatore che guida il team attraverso l'intero processo. Il gruppo si riunisce intorno a una lavagna (fisica o virtuale) su cui è raffigurata una barca a vela. Il facilitatore incoraggia i membri del team a riflettere e condividere i propri pensieri sui diversi elementi della barca, rispondendo a domande guida come:

• Cosa ci sta spingendo avanti? (Quali sono i fattori positivi che ci stanno aiutando a progredire?)

• Cosa ci sta trattenendo? (Quali sono gli ostacoli che ci impediscono di avanzare?)

• Quali rischi vediamo all'orizzonte? (Quali problemi potenziali potrebbero impedirci di raggiungere i nostri obiettivi?)

Queste domande favoriscono una discussione aperta, stimolando ogni membro del team a condividere esperienze, osservazioni ed emozioni, e contribuendo alla costruzione di un ambiente sicuro e privo di giudizio. La teoria della sicurezza psicologica, come sostenuto da Edmondson (1999), è fondamentale in questa fase per incoraggiare i membri del team a esprimere le proprie opinioni senza timore di ripercussioni (abbiamo parlato di alcuni aspetti psicologici dietro lo Scrum qui).

Dopo aver raccolto tutti i contributi, il team discute e prioritizza le azioni necessarie per rimuovere gli ostacoli, mitigare i rischi e sfruttare i fattori positivi. La partecipazione attiva e la condivisione delle esperienze aiutano a rafforzare il senso di appartenenza e la coesione del team (Tuckman, 1965). Questa riflessione consapevole è spesso descritta come un "ciclo di apprendimento a doppio loop" (Argyris & Schön, 1978), in cui il team non solo identifica soluzioni immediate, ma riflette anche sui processi sottostanti che potrebbero necessitare di cambiamento.

I Benefici della Sailboat Retrospective

La sailboat retrospective offre numerosi vantaggi per il team, sia a livello operativo che emotivo. Tra i principali benefici possiamo identificare:

1. Visualizzazione Chiara del Contesto:
   La rappresentazione metaforica aiuta il team a comprendere meglio la propria situazione, facilitando una discussione su ciò che favorisce o ostacola il progresso. Questa visualizzazione condivisa promuove la coesione e l'allineamento strategico (Senge, 1990). La possibilità di rappresentare visivamente le dinamiche del team consente ai membri di sviluppare una visione condivisa, migliorando la capacità di affrontare le sfide in maniera coordinata.

2. Ambiente di Condivisione Sicuro:
   La metafora della barca favorisce un clima di apertura e sicurezza psicologica, in cui i membri del team possono esprimere liberamente preoccupazioni e riconoscimenti. Come suggerisce Edmondson (1999), la sicurezza psicologica è cruciale per il miglioramento continuo. In questo senso, creare un ambiente sicuro in cui ciascun membro del team possa esprimere dubbi e suggerimenti senza timori promuove un clima di fiducia reciproca e consente di affrontare meglio le difficoltà.

3. Allineamento del Team:
   Utilizzare la sailboat retrospective permette al team di mantenere il focus sugli obiettivi comuni e identificare azioni concrete da intraprendere collettivamente per migliorare. Questo è coerente con il concetto di "team mental model" (Mathieu et al., 2000), secondo cui una visione condivisa delle priorità e delle sfide migliora la coordinazione e l'efficacia del team. Questo allineamento favorisce una maggiore resilienza del gruppo di fronte ai cambiamenti, facilitando l'adattamento in un ambiente di lavoro dinamico.

4. Miglioramento Continuo:
   Come ogni retrospettiva, anche la sailboat retrospective è uno strumento fondamentale per il miglioramento continuo, aiutando il team a imparare dalle esperienze passate e affrontare in modo più efficace le sfide future. Il miglioramento continuo è un principio centrale dell'approccio Lean (Womack & Jones, 2003), che mira alla rimozione sistematica degli sprechi e all'ottimizzazione dei processi. Attraverso la riflessione strutturata, il team è in grado di adattare le proprie pratiche e migliorare costantemente le performance, contribuendo a una cultura del miglioramento.

Esempi di applicazione

Consideriamo un team di sviluppo software che ha appena completato uno sprint. Durante la sailboat retrospective, il team potrebbe identificare i seguenti elementi:

• Vento: Ottima comunicazione tra i membri del team, completamento puntuale delle storie utente, supporto reciproco nei momenti di difficoltà.

• Ancora: Mancanza di chiarezza nelle specifiche di alcune storie utente, ritardi nella risposta del Product Owner, difficoltà di coordinamento con altri dipartimenti.

• Scogli: Potenziali cambiamenti di priorità non ancora confermati che potrebbero creare disallineamenti e ritardi.

Il team discute questi aspetti e decide di intraprendere alcune azioni, come organizzare incontri più frequenti con il Product Owner per chiarire le specifiche, e sviluppare un piano di contingenza per affrontare eventuali cambiamenti di priorità. Questa fase di riflessione consente al team di prendere consapevolezza degli elementi su cui può agire per migliorare la propria efficacia e raggiungere gli obiettivi prefissati.

Un caso simile può essere osservato nella gestione della missione spaziale rappresentata nel film Apollo 13 (1995). La squadra della NASA, come una barca a vela, si trova ad affrontare una serie di sfide inaspettate, e solo attraverso una comunicazione chiara, una riflessione collettiva e un'azione coordinata riesce a riportare gli astronauti a casa sani e salvi. Non v'è necessità di arrivare sulla Luna per capire l'importanza della fiducia reciproca, del coraggio e dell'adattamento rapido per affrontare situazioni di alta incertezza.

Responsabilità e fiducia richiamano l'idea di 'ownership', ovvero la necessità, durante la sailboat retrospective, di assumersi la responsabilità delle proprie azioni e lavorare collettivamente per superare gli ostacoli. Un approfondimento interessante su questo tema è fornito da Jocko Willink e Leif Babin nel loro libro Extreme Ownership.

La sailboat retrospective può essere una tecnica potente e versatile per favorire la riflessione, l'allineamento e il miglioramento continuo nei team di lavoro. Grazie all'uso di una metafora visiva semplice e intuitiva, questa tecnica consente ai team di riconoscere sia i fattori positivi sia gli ostacoli, e di sviluppare azioni concrete per migliorare il proprio percorso verso gli obiettivi. In un contesto lavorativo dinamico come quello Agile, la capacità di riflettere, adattarsi e implementare cambiamenti è essenziale per garantire il successo a lungo termine.

La sailboat retrospective può essere tutto questo, ma è una tecnica e le tecniche devono sempre fondarsi su un contesto e una cultura coerenti (non è un caso se il Manifesto Agile è costruito su volari e principi).

Come afferma Simon Sinek nel suo libro Leaders Eat Last (2014), la fiducia e la sicurezza sono alla base del successo di qualsiasi team (del coraggio e della fiducia ne abbiamo parlato anche qui). La sailboat retrospective, in un ambiente di sicurezza psicologica, promuove proprio questi elementi fondamentali, consentendo ai membri del team di navigare verso il successo con maggiore consapevolezza e coesione. La costruzione di una cultura di miglioramento continuo e di responsabilità condivisa permette di affrontare le sfide con resilienza e determinazione, proprio come una barca a vela che, nonostante gli ostacoli, naviga verso l'isola dei propri obiettivi.

Suggerimenti di lettura, film e musica

Suggerimenti di Lettura

1. "Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us" di Daniel H. Pink - Un libro che esplora i fattori che motivano le persone e come creare un ambiente di lavoro che favorisca il coinvolgimento e la produttività.

2. "The Culture Code: The Secrets of Highly Successful Groups" di Daniel Coyle - Un testo che analizza i segreti alla base delle dinamiche di team altamente performanti e fornisce indicazioni su come costruire una cultura di fiducia e collaborazione.

3. "The Art of Thinking Clearly" di Rolf Dobelli - Un libro che offre una prospettiva su come evitare errori comuni nel processo decisionale, utile per sviluppare una riflessione critica e consapevole, come quella promossa dalla sailboat retrospective.

Suggerimenti di Film

1. "Remember the Titans" (2000) - Un film che racconta la storia vera di una squadra di football americano che affronta sfide culturali e sociali, sottolineando l'importanza della fiducia reciproca e del lavoro di squadra.

2. "The Martian" (2015) - Un film che mette in luce la resilienza, l'importanza della collaborazione e il problem-solving in situazioni difficili, simili alle dinamiche di squadra che si possono affrontare durante una retrospective.

3. "Invictus" (2009) - La storia dell'unificazione del Sudafrica attraverso la nazionale di rugby, con un'enfasi sulla leadership, il coraggio e la fiducia, elementi fondamentali per il successo di qualsiasi team.

Riferimenti Bibliografici

• Edmondson, A. (1999). Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams. Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383.

• Mathieu, J. E., Heffner, T. S., Goodwin, G. F., Salas, E., & Cannon-Bowers, J. A. (2000). The influence of shared mental models on team process and performance. Journal of Applied Psychology, 85(2), 273-283.

• Senge, P. M. (1990). The Fifth Discipline: The Art & Practice of The Learning Organization. Doubleday.

• Tuckman, B. W. (1965). Developmental Sequence in Small Groups. Psychological Bulletin, 63(6), 384-399.

• Womack, J. P., & Jones, D. T. (2003). Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation. Free Press.

• Sinek, S. (2014). Leaders Eat Last: Why Some Teams Pull Together and Others Don't. Portfolio.

• Westrum, R. (1996). Human Factors Experts Begin to Focus on Organizational Factors. Human Factors and Ergonomics in Manufacturing, 6(1), 1-9.

• Argyris, C., & Schön, D. A. (1978). Organizational Learning: A Theory of Action Perspective. Addison-Wesley.

• Willink, J., & Babin, L. (2015). Extreme Ownership: How U.S. Navy SEALs Lead and Win. St. Martin's Press.

• Schön, D. A. (1983). The Reflective Practitioner: How Professionals Think in Action. Basic Books.